Voor ledenbeheer een online relatiebeheersysteem ontwikkeld dat iedereen kan aanpassen aan de eigen organisatiestructuur.
V.V. de Rogstaekers is dé stedelijke carnavalsvereniging van Weert met zo'n dertig leden. Alle leden zijn vrijwilligers die in hun eigen tijd de carnavalsactiviteiten binnen het Weerter land organiseren. Een carnavalsvereniging kent een stevige organisatiestructuur met veel besturen en commissies. Ieder jaar moet er tenslotte weer een hoop worden georganiseerd. Voor veel verenigingen blijft het lastig om de gegevens van alle leden goed en overzichtelijk bij te houden. Het is dus belangrijk dat alle informatie voor alle betrokkenen gemakkelijk beschikbaar is. Of het nou een carnavalsvereniging is of een sportvereniging. Ze hebben vaak allen te maken met vrijwilligers die elk op andere tijdstippen van thuis uit werken en slechts eens in de zoveel tijd bij elkaar komen. Met de bijdrage van Digitale Pioniers werd een online relatiebeheersysteem ontwikkeld dat iedereen kan aanpassen aan de eigen organisatiestructuur.
Eindproducten
Het eindproduct is uiteindelijk een online organisatiebeheerprogramma genaamd “Manago” geworden, waarin gegevens kunnen komen te staan van leden en relaties. Daaraan zit een archief gekoppeld met gegevens, zoals de bestuursfuncties die men heeft gehad, in welke commissie men heeft gezeten, enz. De te koppelen subcategorieën zijn zelf aan te maken en te koppelen aan de ingevoerde personen of organisaties. Deze gegevens worden bijgehouden door één of meerdere beheerders en zijn daarmee altijd up-to-date en elk uur van de dag beschikbaar voor het bestuur, de commissies of de leden. Daarnaast kunnen gerechtigden (bijvoorbeeld leden van een commissie of bestuursleden) gemakkelijk gegevens exporteren naar excel of, na het selecteren van een groep personen of organisaties, brieven opstellen en samenvoegen, etiketten uitprinten en e-mails versturen. Door middel van een uitgebreid in te stellen rechtensysteem zijn er groepen aan te maken waaraan personen of organisaties gekoppeld kunnen worden. Per programmafunctionaliteit zijn de rechten in te stellen.
Op de speciaal voor het programma gerealiseerde website www.manago.nl kan men terecht voor het downloaden van Manago-organisatiebeheer, patches, updates en de handleiding. Daarnaast wordt de site gecompleteerd met een forum, FAQ en nieuws. Tevens zal achtergrondinformatie worden gegeven over de aanleiding en de totstandkoming van de applicatie.
Lessen
- Bij de development kreeg men wekelijks feedback van een klankboord, samengesteld uit de gebruikersgroep, waardoor de gebruiksvriendelijkheid constant getoetst werd.
- Bijsturingen en opmerkingen zijn makkelijk door te voeren wanneer men vaak feedback krijgt.
- Het programma wordt eerst door een kleine groep gevuld en gebruikt voordat het toegankelijk wordt voor alle leden van de vereniging.
Impact
Het programma is gericht op de administratieve taken van een vereniging. De participatie tussen het bestuur, de leden en de relaties wordt door middel van het programma bevorderd. Men kan immers op elk tijdstip van de dag en vanuit elke plaats toegang krijgen tot informatie en werken met de gegevens die in de database staan. Kleine verenigingen kunnen nu ook gebruik maken van een softwaresysteem die hen veel werk zal gaan besparen, zonder dat daar hoge kosten mee gemoeid zijn.
Dit project is uitgevoerd in de periode september 2004 tot juni 2005.
Contactgegevens
V.V. de Rogstaekers
Mark Bouwmans
